Бухгалтерская документация. Защита данных, хранение и обмен

06/12/2013

Бухгалтерские книги, бухгалтерские документы, инвентарные документы и финансовая отчетность должны храниться надлежащим образом и защищены от несанкционированных изменений, несанкционированного распространения, повреждения и уничтожения.

Закон о бухгалтерском учете от 29 сентября 1994 года (сводный текст от 2013 года, пункт 330 с поправками) также устанавливает, что при ведении бухгалтерских книг с использованием компьютера защита данных должна заключаться в использовании устойчивых к угрозы хранению данных, выбор соответствующих мер внешней защиты, систематическое создание резервных копий наборов данных, хранящихся на носителе данных ИТ, при условии, что информация системы записи является постоянной, в течение периода, не меньшего, чем требуется для хранения бухгалтерских книг и для защиты компьютерных программ и данные системы учета ИТ, используя соответствующие программные и организационные решения для защиты от несанкционированного доступа или уничтожения.

Форма бухгалтерских книг

Бухгалтерские книги могут иметь форму наборов, записанных на носителях данных ИТ, при условии, что, однако, применяются указанные выше решения. В законе указывается, что если система защиты набора учетных данных, записанных на носителях ИТ-данных, требует, чтобы они не соответствовали требованиям, эти записи должны быть напечатаны в определенные даты. Они указаны в ст. 13 п. 6 Закона о бухгалтерском учете. Это положение указывает, что бухгалтерские книги должны быть напечатаны не позднее, чем в конце финансового года. Здесь стоит добавить, что эквивалентом распечатки является передача содержимого бухгалтерских книг на информационный носитель ИТ, обеспечивающий запись информации, в течение периода, не меньшего, чем тот, который требуется для ведения бухгалтерских книг.
Обратите внимание, что хранение бухгалтерских книг на другом носителе, отличном от указанного выше, допустимо только в том случае, если обеспечивается воспроизведение книг в виде распечаток.

Инвентарные документы

Бухгалтерские документы и инвентарные документы должны храниться в единице в первоначальном виде в установленном порядке, адаптированном к способу ведения бухгалтерских книг, разделенных на отчетные периоды, чтобы их можно было легко найти. Ежегодные коллекции учетных документов и инвентарных документов определяются наименованием их типа и обозначением последних лет и конечного выпуска в коллекции.
За исключением документов, касающихся передачи прав собственности на имущество, возложения ответственности за компоненты активов, значительных контрактов и других важных документов, указанных руководителем подразделения, после утверждения финансовой отчетности записи могут передаваться на носитель данных ИТ, что позволяет хранить доказательства в постоянной форме. Однако условием использования этого метода хранения данных является наличие устройств, позволяющих воспроизводить доказательства в виде распечатки.

После утверждения финансовой отчетности за данный финансовый год документация принятых принципов бухгалтерского учета, учетных записей и финансовой отчетности, включая отчет о деятельности предприятия, хранится в порядке, указанном выше. Однако отметим, что комплекты документов также могут храниться вне устройства в том случае, если они передаются для хранения другому объекту, предоставляющему услугу хранения документов.

Срок хранения документов

Важнейшим документом в бухгалтерском учете является утвержденный годовой финансовый отчет. Он подлежит постоянному хранению.
В целях баланса оставшиеся коллекции хранятся как минимум в течение периода:

• бухгалтерские книги - 5 лет,
• карточки вознаграждения работника или их эквиваленты - на период необходимого доступа к этой информации, вытекающий из пенсионных, пенсионных и налоговых положений, однако, не превышающий 5 лет,
• бухгалтерские доказательства в отношении поступлений от розничных продаж - до даты утверждения финансовой отчетности за данный финансовый год, однако не должны превышать дату расчета лиц, которым доверены активы, включенные в розничную продажу,
• бухгалтерские доказательства в отношении незавершенного строительства, займов, коммерческих займов, претензий, возбужденных в рамках гражданского судопроизводства или охваченных уголовным или налоговым разбирательством, - в течение 5 лет с начала года, следующего за финансовым годом, в котором операции, сделки и разбирательства были окончательно завершены, , выставлен счет или просрочен,
• документация принятого метода бухгалтерского учета - на срок не менее 5 лет с момента истечения срока его действия,
• документы, касающиеся жалоб и жалоб - 1 год после отмены платежей или урегулирования жалоб,
• инвентарные документы - 5 лет,
• другие бухгалтерские документы и документы - 5 лет.

Следует помнить, что сроки хранения рассчитываются с начала года, следующего за финансовым годом, к которому относятся данные файлы.

Предоставление документов третьим лицам

Предоставление коллекции или ее частей третьей стороне для просмотра на территории подразделения - требуется согласие руководителя подразделения или уполномоченного им лица. Это согласие - если отдельные положения не предусматривают иное - также требует, чтобы документы были сделаны за пределами головного офиса (отдела) подразделения. В этом случае также необходимо оставить в отделении подтвержденный список принятых документов.
В конце давайте добавим наборы единиц, которые:

• прекратить свою деятельность в результате объединения с другим подразделением или преобразования юридической формы - подразделение продолжает деятельность,
• они были ликвидированы - они хранятся у назначенного лица или физического лица; О месте хранения управляющий, ликвидатор подразделения или конкурсный управляющий сообщает в следующий суд или иной орган, ведущий реестр или записи хозяйственной деятельности и налоговой инспекции.

Кшиштоф Колицки

Тематическая арена: учет , бухгалтерские книги , документы , ksigowo , документация , хранение , управление , Совместный доступ к